Quando uma empresa com frota escolhe pagar diretamente os postos de combustíveis, é necessário que ela implante alguns processo que ajude no controle dos abastecimentos. O pagamento direto aos postos, é conhecido também no mercado como “nota a prazo” ou “notinha”, é uma forma de manter a relação comercial próxima e ainda conseguir preços mais competitivos. Para que o responsável possa utilizar dessa forma de pagamento e ter um controle mais completo da gestão de abastecimentos, é importante ter algumas informações, ferramentas e processos à mão:

1. Uso de planilha para controlar abastecimentos e consumo

É fundamental controlar o KM/litro de cada veículo e motorista. Acompanhar diariamente como as placas estão se comportando, considerando performance de consumo, é necessário, principalmente nessa modalidade de acerto com o posto, que é a _nota a prazo_. A variação de 0,1 KM/litro, por exemplo, pode gerar uma economia ou prejuízo de R$3.000 mensais por caminhão. Esse acompanhamento de consumo também serve para rastrear causas de alterações bruscas no KM/litro. Nesse caso, caminhões que têm uma meta de 3 KM/litro e passam a fazer 1 KM/litro, precisam ter suas operações avaliadas, pois ou o controle está com falha de lançamento, ou veículo precisa de reavaliação urgente, ou pode ainda estar ocorrendo algum desvio. Fique atento!

2. Controle financeiro dos abastecimentos

Todo gestor sabe que uma das principais dificuldades ao fazer uma negociação direta com o posto é manter o controle dos abastecimentos e fazer o fechamento financeiro “na mão”. Mesmo com alguns recursos disponíveis, como planilhas que ajudam a calcular os gastos, inserir e conferir cada dado pode levar muito tempo e ainda corre-se o risco de haver falha, pois o processo é todo manual. Uma sugestão é lançar diariamente todos os valores, não deixando acumular as notinhas. Assim é mais fácil acompanhar os resultados de cada veículo e motorista.

3. Segurança dos que os motoristas podem abastecer nos postos

É indicado que a empresa elabore uma requisição para controlar o que o motorista pode abastecer. Esse pedido deve ser entregue pelo motorista ao posto no momento do abastecimento. Além de ser uma forma de acompanhar o que é consumido, essa requisição - que geralmente inclui volume e tipo de combustível - serve também para gerar mais segurança na operação de abastecimento, diminuindo o risco de erros ou desvios.

4. Manter a negociação sempre ativa com os postos

É essencial manter a negociação da sua empresa sempre ativa com o posto, sabendo qual o preço é praticado na bomba e qual o preço negociado com ele. A criação de uma rotina que ajude você a entender as oscilações de preço periodicamente, conferindo o preço com o posto a cada duas semanas, por exemplo, pode ser um importante aliado. Outra sugestão é conferir se em sua rota existem mais postos que possam atender a operação, fazendo uma pesquisa constante de preço na região.

Dica bônus: manter a operação abastecendo em mais de um posto. Assim o preço que você paga estará dentro de um processo natural de concorrência.

Essas dicas podem ajudar a tornar a sua operação ainda mais eficiente e os processos mais assertivos.

Até já!